Zákon o registru smluv

Dne 1.7.2016 začíná platit zákon 340/2015 Sb. nazývaný zákon o registru smluv. Týká se všech příspěvkových organizací kromě organizací zřízených malými obcemi, takže se nějak dotkne velké části školních jídelen. Netýká se jídelen soukromých a církevních. Co tedy tento zákon znamená pro příspěvkové organizace od 1.7.2016:

• každá smlouva s hodnotou nad 50000 Kč musí být uzavřena písemně (např. formou mailové objednávky a s mailovým potvrzením objednávky)
• smlouvu je třeba zveřejnit zasláním do speciální datové schránky v předepsaném formátu bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů
• smlouvu musí posílat pracovník oprávněný pracovat s datovou schránkou
• smlouvu může zveřejnit kterákoliv smluvní strana (případně i obě současně)
• zveřejňují se základní parametry smlouvy (smluvní strany, předmět, cena, datum) a text smlouvy ve strojově čitelné podobě
• z textu smouvy se musí vymazat vybraná citlivá data (zejména telefony, maily, jména zaměstnanců, obchodní tajemství, atd.)
• za nesplnění této povinnosti nejsou v prvním roce žádné sankce
• po roce od 1.7.2017 se zavádí dvě zásadní sankce:

    - smlouva nabývá účinnosti až datem zveřejnění
    - smlouva, která nebyla zveřejněna ani do 3 měsíců od uzavření, je od počátku neplatná

• hodnota smlouvy na dobu neurčitou se počítá za dobu 5 let
• v běžné školní jídelně do tohoto zveřejňovaného režimu spadnou především tyto smlouvy:

    - smlouvy na dodávky technologií (např. nákup konvektomatu nebo multifunkční pánve, atd.)
    - rámcové smlouvy na dodávky potravin, čistících prostředků, atd.
    - servisní smlouvy a smlouvy na průběžnou aktualizaci SW

• ve velkých školních jídelnách (cca nad 1000 strávníků) může do zveřejňovaného režimu spadnout i jednotlivá objednávka potravin, pokud její hodnota přesáhne 50000 Kč
• pro potřeby tohoto zákona se jednotlivé objednávky nesčítají, ale též je nelze účelově rozdělit a tak zákon obejít (např. v jednom dnu objednat maso od jednoho dodavatele ve dvou samostatných objednávkách po 30000 Kč)

Od 1.7.2016 doporučujeme udělat tyto hlavní kroky:

• všechny smlouvy nad 50000 Kč připravujte a uchovávejte v elektronické podobě (např. ve formátu PDF)
• zjistěte si u svého zřizovatele, zda nechystá nějaký systém zveřejňování společně pro všechny své příspěvkové organizace
• určete v organizaci osobu, která ve smlouvách umaže citlivá data a zajistí jejich řádné zveřejnění v souladu se zákonem
• zveřejnění prvních smluv byste měli stihnout nejpozději do 31.7.2016

Přesné znění zákona najdete zde, velmi podrobné vysvětlení najdete zde.